Νομικά
Πολιτική Απορρήτου — RunWise Card Scanner
Η παρούσα Πολιτική Απορρήτου περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο η εταιρεία RUNWISE Ι.Κ.Ε. (Α.Φ.Μ. 803424130, Γ.Ε.ΜΗ. 196631953000, EUID ELGEMI.196631953000), με έδρα την Αθήνα, Ελλάδα («RunWise», «εμείς»), επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα στο πλαίσιο της εφαρμογής κινητού RunWise Card Scanner («η Εφαρμογή»).
Η Εφαρμογή απευθύνεται αποκλειστικά σε εξουσιοδοτημένους χρήστες επιχειρήσεων-πελατών (εργοδότες και εργαζόμενοι) και χρησιμοποιείται για σήμανση εισόδου / εξόδου (ψηφιακή κάρτα εργασίας) και σχετική υποβολή στο πληροφοριακό σύστημα ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ.
1. Υπεύθυνος επεξεργασίας και εκτελών την επεξεργασία
Για τα δεδομένα λογαριασμού της Εφαρμογής (ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, στοιχεία σύνδεσης) υπεύθυνος επεξεργασίας είναι η RUNWISE Ι.Κ.Ε.
Για τα δεδομένα παρουσίας, ταυτοποίησης εργαζομένου και υποβολών στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ, υπεύθυνος επεξεργασίας είναι κατά κανόνα η επιχείρηση-εργοδότης (πελάτης της RunWise). Η RunWise ενεργεί ως εκτελούσα την επεξεργασία για λογαριασμό του πελάτη, σύμφωνα με τις οδηγίες του και τη μεταξύ τους σύμβαση.
2. Κατηγορίες δεδομένων που επεξεργαζόμαστε
- Στοιχεία λογαριασμού και ταυτοποίησης: διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κωδικοί / αναγνωριστικά σύνδεσης (Firebase Authentication).
- Στοιχεία επιχείρησης και εργαζομένου που απαιτούνται για την αντιστοίχιση της σάρωσης (ενδεικτικά: επωνυμία / κωδικός επιχείρησης, ονοματεπώνυμο ή κωδικός εργαζομένου, στοιχεία κάρτας QR).
- Σημάνσεις παρουσίας: ώρα και τύπος σήμανσης (είσοδος / έξοδος), κατάσταση αποστολής στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ.
- Τεχνικά δεδομένα συσκευής που είναι αναγκαία για τη λειτουργία (αναγνωριστικό συσκευής/εγκατάστασης, τύπος λειτουργικού, αρχεία σφαλμάτων σε περιορισμένο βαθμό).
- Κάμερα της συσκευής: χρησιμοποιείται μόνο τη στιγμή της σάρωσης QR. Τα καρέ/φωτογραφίες δεν αποθηκεύονται και δεν αποστέλλονται στους διακομιστές μας.
Δεν συλλέγουμε δεδομένα για διαφημιστικό προφίλ ούτε πωλούμε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σε τρίτους.
3. Σκοποί και νομική βάση
Η επεξεργασία γίνεται για τους εξής σκοπούς:
- Παροχή της υπηρεσίας σήμανσης και ταυτοποίησης μέσω QR.
- Καταγραφή εισόδου / εξόδου και υποστήριξη υποχρεώσεων ψηφιακής κάρτας εργασίας / ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ του εργοδότη.
- Διαχείριση λογαριασμών, ασφάλεια και αποτροπή κατάχρησης.
- Τεχνική υποστήριξη και βελτίωση της σταθερότητας της Εφαρμογής.
Νομικές βάσεις (Κανονισμός (ΕΕ) 2016/679 — ΓΚΠΔ):
- εκτέλεση σύμβασης με τον πελάτη / τα αναγκαία μέτρα για την παροχή της υπηρεσίας (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. β΄)·
- συμμόρφωση με έννομη υποχρέωση του εργοδότη ως προς την τήρηση ωραρίου και τις δηλώσεις στο ΕΡΓΑΝΗ, όπου εφαρμόζεται (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. γ΄)·
- έννομο συμφέρον για την ασφάλεια των συστημάτων και την ορθή λειτουργία της Εφαρμογής (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. στ΄).
4. Άδειες συσκευής
Η Εφαρμογή ζητά πρόσβαση στην κάμερα αποκλειστικά για την ανάγνωση του κωδικού QR της κάρτας εργασίας. Δεν χρησιμοποιούμε την κάμερα στο παρασκήνιο. Δεν ζητούμε πρόσβαση σε επαφές, μικρόφωνο, τοποθεσία ή αρχεία φωτογραφιών για τη βασική λειτουργία σάρωσης.
5. Αποδέκτες — τρίτοι πάροχοι
Για την αυθεντικοποίηση και την αποθήκευση δεδομένων χρησιμοποιούμε υπηρεσίες Google Firebase (Authentication, Cloud Firestore / σχετικές υπηρεσίες cloud) για λογαριασμό μας. Η επεξεργασία γίνεται σύμφωνα με τους όρους της Google και τις ρυθμίσεις του έργου μας.
Δεδομένα παρουσίας μπορούν να διαβιβαστούν, μέσω της πλατφόρμας RunWise και σύμφωνα με τις εντολές του εργοδότη, προς τις αρμόδιες δημόσιες αρχές / το πληροφοριακό σύστημα ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ, όπου αυτό απαιτείται από την κείμενη νομοθεσία.
Ενδέχεται να κοινοποιήσουμε δεδομένα σε αρμόδιες αρχές όταν αυτό επιβάλλεται από τον νόμο ή σε παρόχους τεχνικής υποστήριξης που ενεργούν κατ’ εντολή μας και δεσμεύονται σε εμπιστευτικότητα.
6. Διαβιβάσεις εκτός ΕΟΧ
Ορισμένες υπηρεσίες της Google / Firebase ενδέχεται να συνεπάγονται διαβίβαση δεδομένων εκτός Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου. Όπου συμβαίνει αυτό, εφαρμόζονται κατάλληλες εγγυήσεις σύμφωνα με τον ΓΚΠΔ (ενδεικτικά: τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής).
7. Χρόνος τήρησης
Τα δεδομένα λογαριασμού τηρούνται για όσο διαρκεί η σχέση με τον πελάτη και για εύλογο διάστημα μετά τη λήξη, εφόσον απαιτείται για νόμιμες αξιώσεις, λογιστικούς ή ελεγκτικούς λόγους.
Τα αρχεία σημάνσεων τηρούνται σύμφωνα με τις οδηγίες του εργοδότη και τις εκάστοτε υποχρεώσεις τήρησης (ενδεικτικά αρχείο σημάνσεων έως πέντε έτη, όπου προβλέπεται).
Μετά την παρέλευση του σκοπού, τα δεδομένα διαγράφονται ή ανωνυμοποιούνται.
8. Ασφάλεια
Εφαρμόζουμε κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα (έλεγχος πρόσβασης, κρυπτογράφηση σε διαμεταγωγή, περιορισμός ρόλων) για την προστασία των δεδομένων από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση, απώλεια ή αλλοίωση. Κανένα σύστημα δεν είναι απολύτως ασφαλές· σε περίπτωση σοβαρού περιστατικού ενεργούμε σύμφωνα με τον ΓΚΠΔ.
9. Τα δικαιώματά σας
Ανάλογα με τον ρόλο σας (εργαζόμενος ή εκπρόσωπος επιχείρησης) και το εφαρμοστέο πλαίσιο, μπορείτε να ζητήσετε:
- πρόσβαση στα δεδομένα σας·
- διόρθωση ανακριβών δεδομένων·
- διαγραφή, περιορισμό της επεξεργασίας ή φορητότητα, όπου προβλέπεται·
- εναντίωση στην επεξεργασία που βασίζεται σε έννομο συμφέρον.
Αιτήματα εργαζομένων που αφορούν σημάνσεις και στοιχεία απασχόλησης απευθύνονται κατά προτεραιότητα στον εργοδότη (υπεύθυνο επεξεργασίας). Μπορείτε επίσης να επικοινωνήσετε μαζί μας στο tsioumanisbusiness@gmail.com.
Έχετε δικαίωμα καταγγελίας στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (www.dpa.gr).
10. Ανήλικοι
Η Εφαρμογή δεν απευθύνεται σε παιδιά και δεν προορίζεται για χρήση από ανηλίκους χωρίς εξουσιοδότηση του εργοδότη στο πλαίσιο νόμιμης απασχόλησης.
11. Τροποποιήσεις
Μπορούμε να ενημερώνουμε την παρούσα πολιτική. Η νέα έκδοση δημοσιεύεται στην παρούσα σελίδα με αναθεωρημένη ημερομηνία. Η συνέχιση χρήσης της Εφαρμογής μετά την ανάρτηση συνιστά ενημέρωση για το περιεχόμενο, με την επιφύλαξη υποχρεωτικών διατάξεων.
12. Επικοινωνία
RUNWISE Ι.Κ.Ε.
Αθήνα, Ελλάδα
Α.Φ.Μ. 803424130 · Γ.Ε.ΜΗ. 196631953000
Email: tsioumanisbusiness@gmail.com
English
Privacy Policy — RunWise Card Scanner (English)
This Privacy Policy explains how RUNWISE I.K.E. (Tax ID 803424130, G.E.MI. 196631953000), based in Athens, Greece (“RunWise”, “we”), processes personal data in the RunWise Card Scanner mobile application (the “App”).
The App is a B2B attendance scanner for authorised users of customer companies. It is used for check-in / check-out (digital work card) and related ERGANI II reporting.
Roles
RunWise is the controller of App account data (email and authentication identifiers). For attendance, employee matching and ERGANI filings, the employer (our customer) is typically the controller and RunWise acts as processor on the customer’s instructions.
Data we process
- Account email and authentication (Firebase Auth).
- Company and employee records needed to match a scanned QR card.
- Attendance punches (check-in / check-out) and ERGANI reporting status.
- Limited technical/device data required to operate and secure the App.
- Device camera, only while scanning a QR code — images/frames are not stored or uploaded.
We do not sell personal data and we do not use the App for advertising profiles.
Purposes and legal bases
We process data to provide the scanning service, record attendance, support the employer’s ERGANI obligations, manage accounts and keep the App secure. Legal bases under the GDPR include performance of a contract (Art. 6(1)(b)), compliance with a legal obligation where applicable (Art. 6(1)(c)), and legitimate interests in security and service operation (Art. 6(1)(f)).
Third parties
We use Google Firebase for authentication and database hosting. Attendance data may be transmitted, on the employer’s instructions, to competent authorities / the ERGANI II system where required by law. Processing outside the EEA, if any, is subject to GDPR transfer safeguards (including Standard Contractual Clauses where applicable).
Retention
Account data is kept for the duration of the customer relationship and as required for legal claims or accounting. Attendance records are kept in line with the employer’s instructions and applicable record-keeping duties (including, where required, retention of punch records for up to five years).
Your rights
You may request access, rectification, erasure, restriction or portability where the GDPR so provides, and object to processing based on legitimate interests. Employee requests about attendance data should first go to the employer. You may also contact us at tsioumanisbusiness@gmail.com or lodge a complaint with the Hellenic DPA (www.dpa.gr).
Children
The App is not directed at children and is intended for authorised workplace use only.
Contact
RUNWISE I.K.E., Athens, Greece
tsioumanisbusiness@gmail.com